Theo Luật giao dịch điện tử của Việt nam (2005), “chứng thực chữ ký điện tử” là việc xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. (Nguồn: Điều 4, khoản 2, Luật Giao dịch điện tử, 2005). Theo đó, cơ quan chứng thực chữ ký điện tử sẽ cấp chứng thư điện tử nhằm xác nhận hay chứng thực chữ ký điện tử đối với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Đồng thời với việc cấp chứng thư điện tử, cơ quan chứng thực chữ ký điện tử có nhiệm vụ cung cấp chương trình ký điện tử cho các thuê bao để họ sử dụng khi muốn ký vào các văn bản điện tử. Tuy nhiên, cần lưu ý ở đây là có rất nhiều loại chữ ký điện tử khác nhau, cơ quan chứng thực thường chỉ cấp chứng thực cho các loại chữ ký điện tử an toàn và phổ biến hiện nay.

Công cụ để ràng buộc trách nhiệm của người ký chữ ký điện tử khi có tranh chấp phát sinh chính là “chứng thư điện tử”. Việc cấp chứng thư điện tử chính là hoạt động cơ bản nhất của cơ quan chứng thực. Tùy thuộc vào loại chữ ký điện tử cần xác thực và công nghệ ký điện tử, chứng thư điện tử sẽ có nhiều hình thức khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, “chứng thư điện tử” là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử. (Nguồn: Điều 4, khoản 1 & 2, Luật Giao dịch điện tử, 2005).

 Bên cạnh việc cấp chứng thư điện tử, cơ quan chứng thực cũng là đơn vị cung cấp công cụ để người sử dụng (tổ chức hoặc cá nhân) có thể tiến hành ký điện tử khi cần thiết. Công cụ này thường là “chương trình ký điện tử”, đây là chương trình máy tính được thiết lập để hoạt động độc lập hoặc thông qua thiết bị, hệ thống thông tin, chương trình máy tính khác nhằm tạo ra một chữ ký điện tử đặc trưng cho người ký thông điệp dữ liệu. (Nguồn: Điều 4, khoản 3, Luật giao dịch điện tử, 2005).

Các loại chữ ký điện tử khác nhau sẽ do các chương trình ký điện tử khác nhau tạo ra. Để hiểu rõ dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, cần phân biệt rõ các loại chữ ký, vì đối với mỗi loại chữ ký điện tử khác nhau, hoạt động chứng thực chữ ký điện tử này cũng sẽ khác nhau. Về bản chất, mọi chữ ký điện tử đều là thông điệp dữ liệu. Tuy nhiên hình thức và cách thức tạo chữ ký điện tử sẽ khác nhau, tùy thuộc vào loại công nghệ và phương tiện được sử dụng để tạo các chữ ký điện tử. Nhìn chung, “chữ ký điện tử” được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp dữ liệu, có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký. (Nguồn: Điều 21, khoản 1, Luật giao dịch điện tử 2005). Có thể phân chia thành 2 loại chữ ký điện tử cơ bản: loại an toàn và loại không an toàn. Nhìn chung, các quốc gia định nghĩa chữ ký điện tử tương đối giống nhau, lý do chính là các tổ chức, cá nhân sử dụng công nghệ giống nhau để tạo ra các chữ ký điện tử.

Bộ luật ESIGN (Electronic Signature in Global and National Trade 2001- Hoa Kỳ), Điều 106 định nghĩa: Chữ ký điện tử (electronic signature) là các tín hiệu âm thanh, ký hiệu, quá trình gắn (vật lý hoặc logic) với hợp đồng hay văn bản và được thực hiện bởi người muốn ký vào hợp đồng hay văn bản đó. Bộ luật UETA (Hoa Kỳ), Điều 2 cũng quy định tương tự như trên.

 Để hiểu rõ các khái niệm trên, cần xem xét một số loại chữ ký điện tử phổ biến. Trước hết, về bản chất, các chữ ký điện tử đều được lưu trên các phương tiện điện tử và số hóa bởi các công nghệ số (ví dụ: các ký tự 0-1 trên ổ cứng máy tính, trong USB hoặc trên thẻ thông minh…). Điểm khác biệt là các chữ ký điện tử có nhiều định dạng khác nhau và được tạo ra bởi nhiều phương tiện khác nhau, theo các công nghệ khác nhau. Các chữ ký điện tử thông dụng gồm:

          – Tên của người ký được đánh máy vào cuối thư điện tử

          – Bản quét (scan) chữ ký truyền thống được gắn với thông điệp điện tử