I. CÔNG TÁC CHỈ Đ O VÀ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

1. Công tác chỉ đạo

- Căn cứ Kế hoaÌ£ch số 2970/KH-BCĐCNTT ngày 26/12/2006 của Ban chỉ đaÌ£o Chương triÌ€nh phát triển CNTT tỉnh Bắc Giang; Quyết định số 85/QĐ-UBND ngày 28/9/2007 của UBND tỉnh vêÌ€ viêÌ£c phê duyêÌ£t ĐêÌ€ án xây dựng maÌ£ng tin hoÌ£c diêÌ£n rộng, đẩy maÌ£nh ứng duÌ£ng CNTT trong các cơ quan QLNN trên địa bàn tỉnh (goÌ£i tắt là ĐêÌ€ án 85); ngày 16/6/2008 UBND thành phố đã ban hành Kế hoaÌ£ch số 39/KH-UBND của vêÌ€ viêÌ£c thực hiêÌ£n ĐêÌ€ án số 85 của tỉnh; trong đó đã chỉ đạo các phòng, ban chuyên môn thuộc thành phố và UBND các phường, xã xây dựng kế hoạch cụ thể để triển khai thực hiện.

- Đã thành lập Ban chỉ đạo cấp thành phố (gồm 08 thành viên) do đồng chí Phó Chủ tịch UBND thành phố phụ trách khối làm Trưởng Ban và Tổ công tác giúp Ban chỉ đạo.

- Ban hành các văn bản (số 1198/UBND-VP ngày 19/8/2008, số 1392/UBND-VP ngày 17/9/2008) chỉ đạo viêÌ£c thực hiêÌ£n gửi nhâÌ£n văn bản điêÌ£n tử trong các cơ quan, đơn vị thuộc UBND thành phố và phươÌ€ng, xã; kiểm tra tiÌ€nh hiÌ€nh thực hiêÌ£n gửi/nhâÌ£n văn bản điêÌ£n tử ...

2. Việc triển khai thực hiện

- Các phòng, đơn vị chuyên môn và UBND các phường, xã căn cứ các văn bản chỉ đạo của Tỉnh, thành phố đã xây dựng kế hoạch để tổ chức thực hiện ở địa phương, đơn vị; đồng thời phân công trách nhiệm cho cán bộ, cá nhân phụ trách để tổ chức thực hiện đảm bảo kết quả.

- Đã phối hơÌ£p với Sở Thông tin và TruyêÌ€n thông tổ chức 2 lớp tập huấn vêÌ€ ứng duÌ£ng CNTT cho cán bộ phuÌ£ trách công tác văn thư, văn phoÌ€ng của các phoÌ€ng, đơn vị thuộc UBND thành phố và UBND các phươÌ€ng xã, với sự tham gia của 40 cán bộ. Thông qua tập huấn, 100% các hoÌ£c viên nắm chắc và sử duÌ£ng thành thaÌ£o các quy triÌ€nh ứng duÌ£ng CNTT trong viêÌ£c gửi nhâÌ£n văn bản, điêÌ€u này đươÌ£c thể hiêÌ£n qua viêÌ£c gửi nhâÌ£n văn bản của các phoÌ€ng, đơn vị, qua kiểm tra thực tế taÌ£i các đơn vị.

II. KẾT QUẢ THỰC HIỆN

1. Việc đầu tư trang thiết bị

a) Đầu tư trang thiết bị:

- Tổng kinh phí đầu tư hạ tầng CNTT trên địa bàn thành phố khoảng 3 tỷ đồng, trong đó tỉnh trang bị 400.000.000 đồng. Thành phố trang bị 2.600.000.000 đồng.

- Tổng số máy tính: 174, máy in: 87, máy quét: 25 (Sở Thông tin và Truyền thông trang bị 23 máy) ; Trong đó của Thành uỷ là 39 máy tính, 17 máy in; các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND thành phố là: 97 máy tính, 40 máy in, ở phường, xã là: 38 máy tính, 30 máy in.

b) Thực trạng kết nối mạng và tình hình ứng dụng:

- Toàn thành phố đã có 23/23 đơn vị đã nối mạng internet qua đường ADSL.

- Các máy tính đều ứng dụng phần mềm cơ bản Office 2000, XP, 2003.

Các phần mềm ứng dụng: Phần mềm giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế "Một cửa", phần mềm Netoffice: phần mềm quả lý văn bản và hồ sơ công việc, phần mềm kế toán, phần mềm quản lý hồ sơ quyết toán đầu tư xây dựng cơ bản, phần mềm vẽ thiết kế xây dựng cơ bản, phần mềm quản lý hồ sơ cán bộ, công chức"¦

c) Lập hòm thư điện tử: Đến nay 100% các phòng, ban, đơn vị thuộc UBND thành phố và UBND các phường xã đã có hòm thư. Đồng thời thường xuyên, rà soát hòm thư điện tử của các phòng, ban, đơn vị, cán bộ, công chức để đề nghị Trung tâm tin học của Văn phòng UBND tỉnh lập hòm thư bổ sung cho các phòng, đơn vị, UBND các phường, xã và các cán bộ công chức được kịp thời.

2. Kiểm tra, đôn đốc và hỗ trơÌ£ vâÌ£n hành:

- ThươÌ€ng xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc viêÌ£c tiếp nhâÌ£n các văn bản qua maÌ£ng taÌ£i các đơn vị băÌ€ng viêÌ£c thực hiêÌ£n mở hộp thư, kiểm tra kết quả tiếp nhâÌ£n thông qua danh sách các thư "đã đoÌ£c" đươÌ£c hêÌ£ thống thư gửi laÌ£i sau khi văn thư các đơn vị đã thực hiêÌ£n các thao tác tiếp nhâÌ£n văn bản. Cán bộ Văn phoÌ€ng và phoÌ€ng Văn hóa - Thông tin thươÌ€ng xuyên điêÌ£n kiểm tra, phát hiêÌ£n những đơn vị không thực hiêÌ£n mở hộp thư thươÌ€ng xuyên để tiếp nhâÌ£n văn bản theo quy định để kịp thơÌ€i đôn đốc, nhắc nhở.

- Tổ công tác của thành phố đã tích cực trực tiếp kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị, đôÌ€ng thơÌ€i đôn đốc, nhắc nhở những đơn vị coÌ€n chưa thực hiêÌ£n nghiêm túc, luôn sẵn sàng hỗ trơÌ£ trực tuyến, điêÌ£n thoaÌ£i, email, chat"¦ cho các đơn vị khó khăn trong quá triÌ€nh triển khai.

3. Kết quả gửi/nhâÌ£n văn bản

Tính đến ngày 01/12/2008, UBND thành phố đã ban hành 1855 văn bản các loaÌ£i gửi tới các đơn vị. Trong đó đã gửi theo phương thức điêÌ£n tử 750 văn bản, có 23/23 đơn vị chuyên môn đã thực hiện tiếp nhâÌ£n đươÌ£c văn bản quan maÌ£ng.

III. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

a) Hiệu quả bước đầu ứng dụng trong gửi nhận văn bản điện tử

- Việc gửi/nhận văn bản qua hệ thống thư điện tử được nhanh, đảm bảo tính chính xác, chủ động được về thời gian, giảm được nhiều giấy, mực, phong bì, tem. Tổng kinh phí tiết kiệm trong 1 tháng là:

Trung bình UBND thành phố ban hành công văn đi khoảng 620 văn bản/tháng.

In hết khoảng 20 gam giấy x 40.000 = 800.000 đ

Tiền phong bì + Tem  =  600 x 1.000 = 600.000 đ

Mực in: 1 lọ máy in  + 1 túi mực photocopy =  80.000  + 240.000 = 320.000 đ

Tổng kinh phí tiết kiệm hàng tháng là: 1.720.000 đ

(Một triệu bảy trăm hai  mươi nghìn đồng chẵn)

- Thông qua hệ thống thư điện tử người gửi có thể biết được nơi nhận văn bản đã nhận hay chưa và không bị thất lạc.

- Lưu trữ được văn bản đi, đến trên máy tính.

b) Hệ thống mạng phục vụ hiệu quả trong việc khai thác thông tin, tra cứu dữ liệu, thông tin một cách nhanh phục vụ cho công tác chuyên môn

- HêÌ£ thống maÌ£ng Internet: 23/23 đơn vị đã kết nối internet qua đươÌ€ng truyêÌ€n ADSL.

- Đánh giá mức độ hoàn thành của các đơn vị: Các đơn vị thực hiêÌ£n nghiêm sự chỉ đaÌ£o của UBND thành phố, đã bố trí cán bộ thực hiêÌ£n viêÌ£c gửi/nhâÌ£n văn bản điêÌ£n tử. Một số đơn vị thực hiêÌ£n tốt như: Văn phoÌ€ng HĐND-UBND thành phố, phoÌ€ng Tư pháp, phoÌ€ng Tài chính - Kế hoaÌ£ch, phoÌ€ng Nội vuÌ£, phoÌ€ng Tài nguyên - Môi trươÌ€ng, phoÌ€ng Giáo duÌ£c - Đào taÌ£o, phoÌ€ng Văn hóa - Thông tin,  UBND xã Dĩnh Kế, Đa Mai, Xương Giang, phươÌ€ng ThoÌ£ Xương,  Hoàng Văn ThuÌ£, Ngô QuyêÌ€n. Bên caÌ£nh đó vẫn coÌ€n một số phoÌ€ng, các phươÌ€ng xã làm chưa tốt như: PhoÌ€ng Y tế, LĐTB&XH, Quản lý đô thị, Kinh tế, Thanh tra thành phố, phươÌ€ng TrâÌ€n phú, TrâÌ€n Nguyên Hãn, Lê Lợi, Mỹ Độ, xã Song Mai.

- Đánh giá mức độ hoàn thành của cán bộ Văn thư:

+ Có 13/23 cán bộ đaÌ£t yêu câÌ€u.

+ Có 10/23 cán bộ câÌ€n cố gắng.

- Đánh giá chung vêÌ€ mức độ sẵn sàng thực hiêÌ£n gửi/nhâÌ£n văn bản.

+ Có 13/23 đơn vị sẵn sàng ở mức tốt.

+ Có  8/23 đơn vị ở mức đaÌ£t yêu câÌ€u.

+ Có  2/23 đơn vị ở mức câÌ€n cố gắng.

2. Một số khó khăn, vướng mắc trong quá trình triển thực hiện

- Kỹ năng ứng duÌ£ng CNTT của cán bộ, công chức coÌ€n haÌ£n chế, viêÌ£c khai thác của các phoÌ€ng, đơn vị chưa hiêÌ£u quả, nhâÌ£n thức của cán bộ, công chức vẫn có thói quen sử duÌ£ng bản giấy là chính nên viêÌ£c ứng duÌ£ng CNTT nhăÌ€m giảm giấy tơÌ€, văn bản coÌ€n chưa cao"¦

- Một số Thủ trưởng các phòng, đơn vị, Chủ tịch UBND các phươÌ€ng, xã chưa quán triêÌ£t, kiểm tra, đôn đốc cán bộ công chức, cán bộ làm công tác văn phoÌ€ng của đơn vị miÌ€nh thực hiêÌ£n nghiêm túc các nội dung chỉ đaÌ£o của tỉnh và thành phố đã ban hành.

- Hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh hay xảy ra lỗi, Chất lươÌ£ng đươÌ€ng truyến internet ADSL chưa tốt, hay xảy ra tiÌ€nh traÌ£ng nghẽn maÌ£ng, rớt đươÌ€ng truyêÌ€n. . .

- Kinh phí đâÌ€u tư cho CNTT và duy triÌ€ các hêÌ£ thống thông tin đang khai thác sử duÌ£ng coÌ€n haÌ£n chế .

IV. NHIỆM VỤ TRONG THỜI GIAN TỊI

1. Tiếp tục thực hiện đẩy mạnh ứng dụng CNTT trên địa bàn thành phố.

Văn phoÌ€ng HĐND-UBND thành phố và phoÌ€ng Văn hóa - Thông tin tiếp tuÌ£c kiểm tra, hỗ trơÌ£ các đơn vị đảo đảm vâÌ£n hành viêÌ£c gửi nhâÌ£n văn bản qua maÌ£ng.

2. TưÌ€ 01/12/2008 trở đi loaÌ£i bỏ viêÌ£c gửi bản giấy đối với các loaÌ£i văn bản đã quy định (trưÌ€ đơn vị, cá nhân xử lý chính) và tiến hành gửi qua maÌ£ng.

3. Xây dựng trang thông tin điện tử phục vụ điều hành tác nghiệp liên thông từ thành phố đến các phòng, đơn vị chuyên môn và các phường xã và ngược lại.

V.  MỘT SỐ KIẾN NGHI, ĐÊ XUẤT VỊI UBND, SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH

1. VêÌ€ chỉ đaÌ£o tổ chức thực hiêÌ£n:

- Thường xuyên quan tâm đâÌ€u tư cho phát triển CNTT cả vêÌ€ cơ chế, nhân lực, tài chính "¦

- Tiếp tuÌ£c tổ chức các lớp đào taÌ£o, tâÌ£p huấn nâng cao kiến thức, kỹ năng ứng duÌ£ng CNTT cho đối tươÌ£ng là cán bộ chuyên trách CNTT, văn thư, cán bộ văn phoÌ€ng ...  thuộc UBND các huyện, thành phố và phường, xã.

- Xây dựng các tiêu chí đánh giá xếp loaÌ£i ứng duÌ£ng CNTT đối với các cơ quan và tổ chức kiểm tra, đánh giá xếp loaÌ£i hàng năm, coi đây là chỉ tiêu xếp loaÌ£i thi đua của đơn vị.

2. VêÌ€ đâÌ€u tư, kinh phí hỗ trơÌ£ vâÌ£n hành

Hàng năm bố trí kinh phí phuÌ£c vuÌ£ duy tu, nâng cấp thiết bị, phâÌ€n mêÌ€m ứng duÌ£ng. Có triển khai xây dựng phâÌ€n mêÌ€m tác nghiêÌ£p riêng để phuÌ£c vuÌ£ công tác chỉ đaÌ£o điêÌ€u hành tưÌ€ thành phố tới các phoÌ€ng, ban, đơn vị chuyên môn và các phươÌ€ng xã.